DEFENDINI GESTIONE ARCHIVI

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SERVIZIO INTEGRATO GESTIONE ARCHIVI OTTICI E CARTACEI
L'Agenzia Defendini S.r.l., grazie all'esperienza acquisita negli ultimi quattro anni con tre importanti aziende della Pubblica Amministrazione, ha acquisito un know how specifico per offrire un servizio tecnico-operativo presso le Aziende Clienti per la riorganizzazione e la gestione degli archivi sia ottici che cartacei,
laddove ci sia la necessità di riordinare i documenti esistenti, reimpostare un nuovo processo di gestione documentale o ristrutturare l'intero archivio fisico.

ARCHIVIAZIONE CARTACEA
Il servizio e' destinato a soddisfare sia i bisogni di grandi realtà a livello statale e regionale, sia i bisogni delle aziende private, offrendo loro gestione (Outsorcing) di supporto ed eventuali dislocazioni fisiche in cui stoccare la materialità.
Il servizio consiste nella presa in carico, ovvero nella fase di prelevamento della documentazione dall'archivio del cliente e nel trasporto presso una delle nostre strutture operative, dove sara' conservato in maniera adeguata e sicura con materiali d'imballo idonei alla lunga conservazione in un ambiente allarmato ed a norma con i dispositivi antincendio, come previsto dalla legge .
Ciascuna unità di archivio (pedana/scatola/contenitore/dossier) sarà contraddistinta da un'etichetta con codici che identificano in modo univoco la collocazione fisica all'interno del deposito, della scaffalatura, del ripiano e fornisce inoltre informazioni circa il contenuto. Questa procedura di conservazione garantisce l'assoluto anonimato e riservatezza di ciascuna scatola e del suo contenuto. Contestualmente all'apposizione dell'etichetta si effettua l'eventuale classificazione della documentazione. Queste operazioni richiedono l'impiego di attrezzature e competenze specifiche che qualificano i professionisti del settore come noi.
Naturalmente potrete consultare il Vostro archivio in qualsiasi momento, l'Agenzia Defendini S.r.l. in maniera tempestiva Vi consegnerà fisicamente la documentazione richiesta o a scelta in pochi istanti soddisferemo la Vostra esigenza via FAX, via E-MAIL o consultando un'area riservata, protetta da password, presso un sito web, ospitato su nostro server, eslusivamente realizzato per il cliente.
I sistemi e gli impianti da noi impiegati rispettano i disposti delle leggi relative alla sicurezza sul lavoro (d.lgs.626/1994) ed alla protezione dei dati personali (d.lgs 196/2003).

I VANTAGGI
Contenimento dei costi relativi al personale impiegato in archivio
Disdetta dei locali destinati alla conservazione dei documenti
Costi proporzionali all'effettivo utilizzo dello spazio occupato
Controllo costante dei costi
Snellimento delle procedure e maggior velocità nella disponibilità dei documenti

ARCHIVIAZIONE OTTICA
Secondo quanto stabilito con il Decreto del 23 Gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze e con la successiva Delibera del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) n.11 del 19 Febbraio 2004 e Decreto Legislativo n.52 del 20 Febbraio 2004, e' consentita anche l'archiviazione sostitutiva dei documenti di rilevanza fiscale e civilistica. Le nostre leggi, recentemente, consentono di convertire i documenti cartacei in formato elettronico, salvando su supporti magnetici od ottici l'immagine degli originali.
In tal modo le copie cartacee si possono anche distruggere, facendo spazio a documenti nuovi.
Con il servizio di scanning trasformiamo il documento cartaceo in un file immagine.
Il file creato può essere visualizzato in qualsiasi momento e da qualsiasi punto del mondo tramite accesso web riservato, stampato, inviato per posta elettronica o per fax, condiviso da più utenti della rete.
Il documento acquisito viene codificato o indicizzato tramite chiavi di ricerca definite con l'utente.
Questo servizio vi permetterà di accedere ai vostri documenti mediante un semplice ma potente software da noi fornito , che vi permette anche di sfogliare l'archivio, di effettuare qualsiasi tipo di ricerca, di visualizzare, stampare, inviare via fax, inviare via posta elettronica e di esportare i documenti.

LE PRINCIPALI ATTIVITA' IN SINTESI
analisi del dettaglio dell'archivio per l'individuazione dei documenti candidati all'archiviazione ottica;
creazione di un archivio ottico tramite scansione dei documenti da memorizzare (opzionalmente con procedimenti e formati secondo indicazioni della delibera AIPA 24/98);
creazione di un database di parole chiave associate ad ogni documento per la successiva rapida ricerca, visualizzazione o ristampa del documento stesso;
creazione di una copia dell'archivio ottico, dei documenti memorizzati (masterizzazione) e restituzione della copia cosi prodotta su Cd al committente per uso suo interno;
analisi per l'introduzione e realizzazione di sistemi di workflow documentale.
analisi per l'introduzione e realizzazione di sistemi di gestione del protocollo informatico su tutta la corrispondenza in entrata/uscita dall'azienda;

I VANTAGGI
La riduzione degli spazi dedicati all' archivio e' estrema: si passa dai molti metri cubi necessari per contenere montagne di carta, ai pochissimi centimetri cubi necessari a contenere le stesse informazioni in formato informatico.
Minimizzazione dei costi di gestione: meno costoso spazio occupato, meno personale necessario ad archiviare, riordinare e ricercare manualmente documenti a volte introvabili.
La riservatezza e la sicurezza degli archivi è totale: i documenti non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo a chi viene abilitato.
Inalterabilità dei documenti: niente perdite accidentali o dolose di documenti, niente più doumenti sbiaditi, strappati o macchiati.
Condivisione istantanea e ufficio senza carta: non più doumenti cartacei che passano da una scrivania ad un'altra, ma condivisione totale ed immediata, anche via Internet.
Aumento della produttività, eliminazione di tempi morti e più tempo per pensare, decidere ed agire
Integrazione multimediale dei dati: informazione più completa, immediata e meglio fruibile.
Miglioramento dell'immagine aziendale: risposte sempre pronte e certe, in qualsiasi momento.